Sulit dibayangkan bila sebuah perusahaan yang besar dikelola tanpa manajemen yang baik. Anda bisa memprediksi apa yang akan terjadi: ketidakefektifan, kekacauan, dan bisa jadi ancaman pada kebrangkutan.
Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Sebab bila sejak dini sebuah perusahaan tertata rapi dan rajin mengevaluasi, maka kemungkinan akan dijauhkan dari kekacauan manajemen.
Sulit dibayangkan bila sebuah perusahaan yang besar dikelola tanpa manajemen yang baik. Anda bisa memprediksi apa yang akan terjadi: ketidakefektifan, kekacauan, dan bisa jadi ancaman pada kebrangkutan.
Bagi perusahaan yang sedang memulai bergerak, penataan sistem administrasi perkantoran penting untuk direncanakan dan disiapkan secara matang. Hal ini untuk mengantisipasi, bila perusahaan ini akan tumbuh berkembang. Sebab bila sejak dini sebuah perusahaan tertata rapi dan rajin mengevaluasi, maka kemungkinan akan dijauhkan dari kekacauan manajemen.
Berikut ini beberapa asas yang dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan administrasi perkantoran.
1. Asas Perencanaan
Semua pekerjaan kantor harus direncakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tertentu. Perencanaan juga berarti bahwa setiap prosedur harus diatur dan ditentukan sebelumnya. Agar perencanaan dapat berjalan dengan baik, sebainya ditetapkan semacam pedoman bagi tiap jenis pekerjaan.
2. Asas Penyederhanaan
Semua pekerjaan kantor harus diupayakan dapat dijalankan dengan cara sederhana dan semudah mungkin. Penyederhanaan juga berarti bahwa sedapat mungkin menghindarkan penggandaan arsip yang berlebihan dan segala macam tumpang tindih pekerjaan.
3. Asas Penghapusan
Semua pekerjaan yang tidak perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai harus dihapus atau dihilangkan. Misalnya, jika ada dua orang ditugaskan memelihara arsip, sedangkan jumlah arsip tidak banyak sehingga sebenarnya dapat diurus oleh satu petugas.
4. Asas Penggabungan
Semua pekerjaan yang memiliki persamaan atau berkaitan erat sebaiknya digabung atau didekatkan. Misalnya, pekerjaan menagih piutang dan pekerjaan mengirim surat dibebankan kepada satu petugas. Contoh lain, untuk pencetakan dari lima komputer cukup menggunakan satu buah printer.
Keempat asas administrator perkantoran di atas dikutip dari buku Administrasi Perkantoran untuk Manajer dan Staf. Buku ini ditulis Hendi Haryadi dan diterbitkan oleh Visimedia. Mari benahi administrasi perkantoran yang belum rapi.
